Матеріали для довідника кожен письменник має подати до тієї обласної (Київської міської) організації НСПУ, на обліку в якої він перебуває. Усі матеріали подавати в електронному вигляді у прикладеному до листа на адресу обласної організації файлі, в назві якого спочатку йде прізвище, потім – ім’я письменника і помітка «для довідника». Аналогічно й обов’язково кожна біографічна довідка має починатися з прізвища, за яким – ім’я й по батькові письменника, всі решта відомостей згідно із затвердженим зразком. Кожна обласна (Київська міська) організація зобов’язана перевірити, уніфікувати і згрупувати за абеткою отриману від усіх своїх членів інформацію, а також додати до неї дані про дату утворення організації, кількість її членів, поштову та електронну адреси і телефони офісу та керівників. Аналогічно (з адресами й номерами телефонів редакцій чи журі премій) слід подати інформацію про літературні газети і часописи, що видаються в регіоні, та обласні літературні премії.
Термін подачі всіх матеріалів – до 31 жовтня 2017 року.
Портретна фотографія
Біографічні дані
Прізвище, ім’я, по батькові; псевдонім. Коли і де народився (дата народження;село, місто, район, обл. тощо).
Закінчив, навчається… (ВНЗ тощо, факультет, рік). Працював (працює): де і коли (роки роботи; одне основне місце роботи). Для науковців: обов’язково подати вчений ступінь і рік його здобуття. Якщо працював у апараті НСПУ чи в редколегіях літературних часописів НСПУ, то можна подавати декілька місць роботи у спілчанській сфері.
(Усю інформацію цього блоку вмістити у 4–6 рядків листка формату А4)
Відомості про творчу діяльність
Поет, прозаїк, перекладач, драматург, критик, літературознавець, есеїст (подавати не більше двох-трьох основних жанрів літературної творчості). Автор (загальна кількість цифрами) книг, у тому числі… (назва книги, рік видання; подавати не більше 10 найважливіших книг усіх жанрів, якщо книг більше – вибірково; розлогі й подвійні назви видань скорочувати). Якщо роман, повість чи інший великий твір не видані окремою книгою, але видрукувані в журналі (антології тощо), то вказати назву твору, назву часопису (антології тощо) та номер і рік його видання. Для перекладачів: подати прізвище іноземного письменника, твір якого перекладено, назву твору (великого), назву часопису (антології тощо), номер і рік видання – якщо переклад не виходив окремою книгою.
(Інформація цього блоку не повинна перевищувати 12 рядків листка формату А4)
Відомості про наукову, видавничу та іншу супутню діяльність
Автор (кількість – наприклад: 10, чи 50, чи 100, чи 2 тисяч) статей з питань літератури в періодиці та літературно-художніх збірниках (без назв і деталізації). Упорядник (кількість) антологій (збірників) із зазначенням антологізованого жанру (без назв і деталізації).
(Інформація цього блоку не повинна перевищувати 3 рядків листка формату А4)
Відомості про нагороди
Лауреат літературних премій… (назва премії, рік отримання; подати лише значні – міжнародні, всеукраїнські, обласні та премії великих міст, наприклад: Київська ім. Є. Плужника).
Нагороджений державними орденами, медалями… (подати лише назву нагороди, ступінь, рік нагородження). Звання: заслужений працівник культури України, заслужений діяч мистецтв, Герой України – якщо автор відзначений ними. Народний депутат України (роки), депутат обласної Ради (роки); про діяльність у районних, сільських та ін. радах – не писати.
(Інформація цього блоку не повинна перевищувати 4 рядків листка формату А4)
Інші супутні відомості
Його (її) твори (жанр) перекладені такими іноземними мовами… (перелік мов).
Член НСПУ (з котрого року), член НСЖУ (з котрого року). Почесний член творчих спілок інших держав або відзначений нагородами (преміями, почесними званнями) інших держав, або постійний учасник літературних фестивалів в інших державах (назви спілок, премій, звань, держав).
(Інформація цього блоку не повинна перевищувати 4 рядків листка формату А4)
Адреса поштова, адреси в соціальних мережах, e-mail, тел. дом., моб. і сл.
Типові скорочення в тексті довідки:
нар. – народився, р. – рік, с. – село, м. – місто, р-н – район, обл. – область, ун-т – університет, ф-т – факультет, ім. – імені, к. ф. н. – кандидат філологічних наук, проф. – професор, доц. – доцент, відп. секр. – відповідальний секретар, ж. – журнал, газ. – газета, у т. ч. – у тому числі, та ін. – та інші, літ. – літературний, у співавт. – у співавторстві, бл. – близько, поч. – початок, НСПУ – Національна спілка письменників України, Київщина тощо
Усю інформацію подавати 14 кеглем шрифту TIMES з одинарним інтервалом. Обсяг довідки про письменника не повинен перевищувати 15–25 рядків.
